Bilindiği üzere yaygın olarak kullanılan belgeler arasında yer alan “sevk irsaliyesi”, belgesinin elektronik ortamda elektronik belge olarak düzenlenebilmesi, alıcısına elektronik veya kağıt ortamında iletilmesi ile muhafaza ve ibraz edilebilmesine ilişkin usul ve esaslar ilk defa 17/12/2017 tarihli ve 30237 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenmiş ve mezkur Tebliğin “Diğer Hususlar” başlıklı maddesinin (11) no.lu fıkrasında Başkanlığın, bu Tebliğde belirtilen elektronik belgelerin düzenlenmesi ve alıcılarına iletilmesi hususlarında, faaliyetlerin niteliği, yapılma şekli vb. diğer ayırt edici unsurlarını da dikkate alarak özel izin vermeye veya bu durumları ilgili elektronik belgelere ait ve “www.efatura.gov.tr” internet adresinde yayımlanan uygulama veya teknik kılavuzlarda açıklama yaparak düzenleme yapmaya yetkili olduğu belirtilmiştir.
Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 230 uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi”nin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine olanak sağlayan uygulamadır. e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki “sevk irsaliyesi” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerce mal sevkleri için uygulamaya başladıkların ayın sonundan itibaren tüm müşterilerine e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
Bu kapsamda alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılmak, Ad-soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir.
Ayrıca malın alıcısının biliniyor olmasıyla birlikte, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcısının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.
e-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası.
e-İrsaliyeyi düzenleyenin adı/soyadı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.
Müşterinin adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
ç) Taşınan malın nevi, miktarı.
d) Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
e) Malı taşıyan aracın plaka ve şoför (ad-soyad/TCKN) bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/Ad-Soyad)
g) Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkân vermek üzere, Başkanlık tarafından bilgi içeriği belirlenen karekod veya barkod (Başkanlık tarafından ebelge.gib.gov.tr adresinden yapılan duyuruda belirtilecek tarihten itibaren).
f) e-İrsaliye Teknik Kılavuzlarında belirlenen diğer bilgiler
Mükellefler, e-İrsaliye uygulamasından;
1- e-Belge uygulamalarına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve hizmete sunulan e-Belge portalleri aracılığıyla (GİB Portal Yöntemi),
2- Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla (Özel Entegratör Yöntemi),
3- Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık bilgi işlem sistemleri ile doğrudan entegre edilmesi yoluyla (Doğrudan Entegrasyon Yöntemi),yararlanabilirler.
Hali hazırda e-Fatura uygulamasına bu yöntemlerden herhangi biri ile dahil olanlar, e-İrsaliye uygulamasından, e-Fatura uygulamasından yararlandıkları yöntem ile yararlanabilecekleri gibi farklı bir yöntem ile de yararlanabilir, e-Fatura uygulaması kapsamında hizmet aldığı özel entegratör dışında farklı bir özel entegratörden de hizmet alabilirler.
e-İrsaliye belgesi, mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 230 uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan “sevk irsaliyesi”nin, elektronik belge olarak düzenlenmiş halidir.
Bu kapsamda, sevki yapılan mallar için mezkur kanunda açıklanan haller ve süreler dahilinde e-İrsaliye belgesinin düzenlenmiş olması gerekmektedir. Şöyle ki, bu kılavuzda belirlenen istisnai durumlar haricinde, malın fiili sevkinden önce e-İrsaliyenin düzenlenmiş ve başarılı bir şekilde Başkanlık sistemlerine gönderilmiş olması gerekmektedir. Bu hususta dikkat edilmesi gereken tarih/zaman e-İrsaliye belge tarihi değil, e-İrsaliye üzerinde belirtilen fiili sevk tarih/zamanıdır.
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerce mal sevkleri için uygulamaya başladıkların ayın sonundan itibaren tüm müşterilerine e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur.
Bu kapsamda alıcısının malın sevki sırasında bilinmediği durumlarda, matbu sevk irsaliyesinde olduğu gibi, muhtelif müşteriler adına olmak üzere “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenecek olup, VKN/TCKN alanına 5555555555 yazılmak, Ad-Soyad/unvan bölümüne “muhtelif müşteriler” yazılmak suretiyle e-İrsaliye düzenlenecektir.
Ayrıca malın alıcısının biliniyor olmasıyla birlikte, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumda da matbu kağıt sevk irsaliyesi yerine elektronik ortamda e-İrsaliye düzenlenecektir. Söz konusu e-İrsaliye doğrudan alıcının bilgilerine göre düzenlenecektir. Bu hallerde düzenlenen e-İrsaliyeler, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilecektir. Söz konusu alıcısının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda düzenlenen e-İrsaliyeler alıcısına sistem içinden iletilmeyecek olup, düzenleyicisi tarafından diğer elektronik ortamlar vasıtasıyla ya da kağıt çıktı verilmek suretiyle teslim edilecektir.
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı mükelleflerin düzenleyecekleri tüm sevk irsaliyelerinin e-İrsaliye olarak düzenlenmesi, uygulamaya kayıtlı mükelleflerden alınan mallar karşılığında düzenlenecek irsaliyelerin de yine e-İrsaliye olarak alınması zorunludur.
Ancak bununla birlikte sadece 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile açıklanan hallerde (elektronik belgelerin kağıt ortamda düzenlenebileceği haller, 509 SN VUK GT. V.7. bölümde açıklanmıştır) matbu sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve alınması da mümkün bulunmakta olup, bu durumun süreklilik arz etmemesi gerekmektedir. Ayrıca mezkûr Tebliğde açıklanan bu durumun gerektiğinde mükellef tarafından tevsik edilmesi gerektiği tabiidir. Bu tür durumlarda matbu sevk irsaliyesi düzenlenerek sevkiyat işlemlerine başlanabilecektir.
e-İrsaliye uygulamasında aynı e-Faturada olan “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir ya da kısmi kabul yanıtı ile bir kısım mallar kabul edilebilir bir kısmı ise reddedilebilir Ancak kabul edilmeyen mallarla ilgili olarak, malın satıcısına ya da farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumundan, malı taşıyan ya da taşıttıran tarafından yeni bir sevk irsaliyesi (uygulamaya kayıtlı olanlar tarafından e-İrsaliye) düzenlenmesi gerekmektedir.
e-İrsaliye RED yanıtı ile belgenin tamamı da reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve mal muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.
Uygulama kapsamında irsaliye yanıtı belgesinin düzenlenmesi bir zorunluluk olmayıp sadece mükelleflerimize sunulan bir imkan niteliğindedir.
e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “red” yanıtı verilebilir.
İşletmenin şubeleri arasında yapılan mal sevkiyatlarında da sevk irsaliyesi düzenlenmesi gereği bulunduğundan, uygulamaya kayıtlı kullanıcıların kendi işyerleri arasında gerçekleştireceği mal sevkiyatlarına ilişkin olarak e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda malı gönderen ve alan bilgileri olarak aynı mükellefiyet bilgilerine yer verilecek olup, malın teslimat adresi e-İrsaliye üzerinde ilgili alana girilecektir.
Malın teslimi (teslim sayılan haller dahil) anında e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenmesi, belge üzerinde düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi, belge üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine yer verilmesi ve kâğıt çıktısının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması koşuluyla, e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura’nın kağıt çıktısı sevk irsaliyesi yerine geçeceğinden bu tür durumlarda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı mükelleflerce gerçekleştirilen mal ihracatı işlemlerinde de sevkiyatın başlamasından önce e-İrsaliye düzenlenmesi zorunludur. İhracat işleminde, alıcının uygulamaya kayıtlı bir kullanıcı olmaması nedeniyle, bu kılavuzun 8 inci maddesinde açıklanan şekilde e-İrsaliye (ya da e-İrsaliye yerine de geçen e-Fatura veya e-Arşiv Fatura) düzenlenecek ve Başkanlık Sanal alıcı hesabına gönderilecektir. Malın yanında söz konusu e-İrsaliyenin kağıt çıktısı bulundurulacaktır. Ancak Ticaret Bakanlığı ile GİB bilgi işlem sistemleri arasında gerekli entegrasyon çalışmalarının tamamlanmasını müteakip, e-İrsaliye’nin kağıt çıktısı yerine elektronik ortamda görüntülenebilir dosyası da ibraz edilebilir şekilde sevkiyat işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
İhracat işlemleri esas itibariyle fatura belgesine istinaden yürütüleceği ve faturalarda GTİP numarası zorunlu olarak bulunacak olmakla birlikte, e-İrsaliyelerde GTİP numarasına yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak e-İrsaliyede söz konusu bilginin yazılmak istenmesi halinde e-Faturada kullanılan elemanlar e-İrsaliyede de mevcut bulunduğundan bu alanlar kullanılabilecektir.
e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olan mükellefler açısından e-İrsaliye belgesi muhafaza süresi boyunca elektronik ortamda muhafaza edilmeli ve ilgili makamlara elektronik ortamda ibraz edilmelidir. Kağıt çıktı alınması (e-İrsaliye’nin kağıt çıktısının satıcı ve alıcı tarafından teslim ve tesellüm belgesi olarak da kullanıldığı durumlar haricinde) zorunluluğu ve kağıt nüsha olarak muhafaza edilme zorunluluğu bulunmamaktadır.
e-İrsaliye belgesin kağıt çıktısı, düzenleyicisi ve uygulamaya kayıtlı alıcı mükellefler açısından, e-İrsaliye olarak hüküm ifade etmemektedir. Alıcısının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmadığı durumlarda; satıcı tarafından elektronik ortamda düzenlenip, alıcıya elektronik veya kağıt ortamda da e-İrsaliye’nin teslim edilmesi mümkün bulunduğundan alıcıya teslim edilen nüshası bakımından kağıt çıktı hali tevsik edici belge olarak kullanılabilecektir.
Mevzuatımızda sevk irsaliye belgesi düzenlenirken malların fiyatlarına yer verilmesi zorunluluğu bulunmamaktadır. Bu nedenle e-İrsaliye uygulamasında da böyle bir zorunluluk yoktur.
Ancak sistemsel olarak, düzenlenecek e-İrsaliyelerde malların fiyat bilgilerine de yer verilmesi mümkündür.
Numune üzerine veya tecrübe ve muayene şartıyla satım yapılmak üzere mal sevkiyatı yapılması halinde sevk edilen mallar için matbu kağıt ortamda sevk irsaliyesi düzenlenmesi zorunluluğu bulunduğundan, bu suretle sevk edilen malların e-İrsaliye düzenlenmek suretiyle sevk edilmesi zorunludur. Ancak irsaliye yerine geçen e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura'nın kağıt çıktısı düzenlendiği durumda ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek bulunmamaktadır.
Bu tür sevkiyatlarda, malı satıcı taşıyor veya taşıtıyorsa e-İrsaliye satıcı tarafından, alıcı taşıyor veya taşıtıyorsa e-İrsaliye alıcı tarafından düzenlenecektir. Ancak, kabule bağlı olan ve bunun için yazılı bir sözleşme bulunan bu tür satışlarda, fatura düzenlenmesindeki yedi günlük sürenin kabul tarihinden itibaren başlayacağı tabiidir.
İşletmeye ait mal, demirbaş, ekipman vb. unsurların işlem görmek (boyatılmak, tamir edilmek, parça değiştirmek, dikilmek vb.) üzere başka işletmelere sevkiyatında da e-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Bu durumda düzenlenecek e-İrsaliyelerde ilave not, açıklama bilgisine yer verilerek söz konusu mal, ekipman, demirbaşın tamir, bakım, işlem görmek üzere gönderildiği belirtilecektir. Bu durumda söz konusu unsurları taşıyan/taşıtan kim ise onun sevk irsaliyesi / e-İrsaliye düzenlemesi gerekmektedir.
Mükelleflerin, yarı mamül veya mamul mallarını, bazı işlemler yapılmak üzere, diğer mükelleflere göndermeleri ve bu mükelleflerden malları geri getirmeleri durumunda götürülen ve geri getirilen mallar için gidiş ve geliş taşımaları sırasında ayrı ayrı e-İrsaliye düzenlemeleri zorunludur.
Malların götürülmesinde düzenlenecek e-İrsaliyelerin müşteri bölümü bilgilerine işlemi yapacak mükellefin adı ve soyadı, varsa ticaret ünvanı, vergi dairesi ve hesap numarası yazılacak, Malın nev'i bölümüne, gönderilen malların adı/cinsi, miktarı bölümüne miktarı yazılacak ve söz konusu e-İrsaliye'nin açıklama not alanına yapılacak işin türü (Mesela : "Boyatılmak, tamir ettirilmek, parça değiştirmek üzere" şeklinde bir ibare) yazılacaktır.
İşlem gördükten sonra malın tekrar işlemi yaptıran tarafından geri taşınmasında düzenlenecek e-İrsaliyelerin müşteri bilgileri bölümüne işlemi yaptıran işletme kendi bilgilerine, sevk adresi olarak kendi işletme adres bilgisine (işlemin yapıldığı yer adres bilgisinin de başlangıç noktası olarak eklenmesi mümkündür) malın nev'i ve miktar bilgisi olarak işlemi tamamlanmış hali ile geri getirilen malların nev'i ve miktarı bilgileri yazılacak ve irsaliyenin not açıklama alanına yaptırılmış olan işlemin türü (boyama, baskı, tamir, parça değişim vb.) ne ilişkin açıklamaya yer verilecektir.
Ancak, söz konusu malların işlemi yapacak mükellefler tarafından taşınması veya taşıttırılması halinde sevk irsaliyesinin, yukarıda belirtilen esaslara göre bu kimseler tarafından düzenleneceği tabiidir.
Bu gibi durumlarda matbu sevk irsaliyesi ile e-İrsaliye aynı anda düzenlenecek olup, düzenlenen matbu sevk irsaliyesinin üzerinde e-İrsaliyeye ait belge numarası ve belge düzenleme tarihi ve zamanı bilgilerine yer verilecektir.
Söz konusu sevk irsaliyesinin üzerine “e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir.” ibaresi yazılacaktır.
Ödeme kaydedici cihazlar (yeni nesil dahil) aracılığıyla gerçekleştirilen ve müşteriye e-Fatura veya e-Arşiv Fatura verilerek belgelendirilen perakende mal ve hizmet satışlarında ödeme kaydedici cihazlardan satış anında düzenlenen bilgi fişleri (e-Fatura / e-Arşiv Fatura BİLGİ FİŞİ) satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçer.
HKS’ye bildirim zorunluluğu bulunan malların sevki sırasında düzenlenecek e-İrsaliyelerde, satır bazında sevke konu mallara ilişkin olarak HKS’de üretilen “Künye Numarası”na da yer verilmesi zorunludur.